オフィスにおける名刺入れの活用法

オフィスにおける名刺入れの活用法

オフィスの名刺入れの整理!

私が営業事務をしていたころ、契約書を作る際やお客様の名前の確認の際などに各営業の人のデスクから名刺を探して確認をしていましたが、営業の方によっては、全く整理されていなかったり、整理はされているけども、名前順であって、会社順でないので名前が思い出せないと探すのに苦労したりと、とても不便でした。そこで私は、思い切って、オフィスの名刺入れ整理をする日を決めてすることにしました。

整理をする前に各、営業の方に統一したファイルを作り、今ある名刺の仕分け作業から始めました。仕分けについては、会社名、氏名の順で並べる事にしました。そうすることで、会社名が分かると名前をしっかり覚えていないお客様でも見つける事ができるからです。そして、統一したファイルにすることで、その営業の方だけがそのファイルを見て分かるのではなく、オフィスの皆がファイルを確認できる状態にすることができました。ファイルを作ってあげたことで、整理が苦手な営業の方も自分で名刺整理をするようになったり、忙しい時は事務が代わりに整理をすることができる様になったのでとても便利になりました。その上、事務処理も見つけるという時間が少なくなり早くなったの、もっと早くに名刺入れの整理をしておけばよかったと思いました。

忙しいので目の前にある仕事だけをしていたことが多かったのですが、名刺整理をきっかけに、それ以外にもオフィスの皆に役立つ様な整理をそれ以後するようになりました。整理をして便利になると仕事もはかどるので、そういった整理や仕分けをすることは大切なことなんだと思いました。

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